На основі рішення П’ятого апеляційного адміністративного суду від 20.03.2025 по справі 420/14975/24.
Висновок про результати моніторингу процедури закупівлі № UA-2024-01-09-001616-a
Відповідно до пункту 2 Додатку 1 тендерної документації замовником встановлено, що у складі тендерної пропозиції учасник надає гарантійний лист про те, що при виконанні договору (наданні послуг) буде використовувати транспортні засоби, які відповідають нормам, стандартам встановленим діючим законодавством.
Проте, вказаний гарантійний лист відсутній в складі тендерної пропозиції учасника ТОВ.
Чи дійсно гарантійний лист був відсутній в складі тендерної пропозиції?
Замовник повідомив, що ТОВ 15 січня 2024 14:42 завантажило гарантійний лист з наступною інформацією: “ТОВ даним листом гарантує, що при виконанні договору (надані послуг) буде використовувати транспортні засоби, які відповідають нормам, стандартам, встановленим діючим законодавством” (файл “13 Довідка про транспорт.pdf”).
Висновок суду щодо відсутності наданого листа
За загальним поняттям, гарантійний лист – це офіційний лист підприємства, установи, організації, що є юридичним гарантом виконання підприємством викладених у ньому зобов`язань. Тобто, відноситься до службового листування та повинен бути належним чином оформлений.
Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2020 року №1000/5 (далі – Правила №1000/5).
Пунктом 1 розділу І Правил №1000/5 встановлено, що дія цих Правил поширюються на державні органи, органи місцевого самоврядування, на підприємства, установи і організації незалежно від форм власності. Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов`язковим для виконання всіма установами.
Згідно пункту 11 глави 1 розділу II Правил оформлення реквізитів організаційно- розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163:2020”, прийнятого наказом Державного підприємства “Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості” від 01 липня 2020 року №144 (далі – ДСТУ 4163:2020).
Відповідно до п. 1.1 ДСТУ 4163:2020 цей стандарт поширюється на організаційно- розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі документи), зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі – юридична особа) незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
З положень глави 5 розділу II Правил слідує, що одним із обов`язкових реквізитів документів є їх дата, а глава 3 розділу III вказує, що документ підлягає реєстрації.
Відповідно до пункту 1 глави 5 розділу II Правил датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).
Дату оформляють відповідно до пункту 32 розділу II Типової інструкції з діловодства.
Згідно пункту 32 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 №55, датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017.
Під час реєстрації документа його дата проставляється працівником служби діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку (пункт 3 глави 5 розділу II Правил).
Відповідно до пункту 1 глави 3 розділу III службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.
Під час реєстрації документів в установі необхідно дотримуватися таких вимог, зокрема, документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення (пункт 2 глави 3 розділу III Правил).
З огляду на зазначене, а також, на те, що лист, поданий ТОВ складі тендерної пропозиції як “Файл “13 Довідка про транспорт”, не містить відмітки про його реєстрацію та дату, тобто не відповідає вимогам, які передбачені чинним законодавством до створення документів, колегія суддів вважає, що він не міг бути взятий до уваги позивачем при розгляді тендерної пропозиції такого учасника.
Оцінка суду щодо відсутності дати листа як формальної помилки
Водночас колегія суддів не може погодитися з висновком суду першої інстанції, що відсутність реєстрації і дати є формальною помилкою з наступних міркувань.
Так, позивачем у тендерній документації (пункт 1 розділу 3) передбачені опис та приклади формальних несуттєвих помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій, зокрема “7. Подання документа (документів) учасника процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що складений у довільної Формі та не містить вихідного номера. Наприклад: Учасником надано документ, який має дату його створення, адресата але не має вихідного номеру”.
На переконання суду, одночасна відсутність у документі дати його створення та вихідного номеру не може бути визнано формальною/несуттєвою помилкою.
Таким чином колегія суддів погоджується з правовою позиціє відповідача, що за таких обставин позивач, відповідно до пункту 43 Особливостей зобов`язаний був оприлюднити повідомлення з вимогою про усунення таким учасником невідповідностей в електронній системі закупівель.
Оскільки позивачем таких дій вчинено не було, ним допущено порушення вимог пункту 43 Особливостей, а тому контролюючий орган обґрунтовано зобов`язав замовника здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п`яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Варто звернути увагу, що перелік формальних помилок, затверджених наказом Мінекономіки від 15.04.2020 №710, містить таку помилку, як подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що складений у довільній формі та не містить вихідного номера.
В той же час, як бачимо, відсутність дати складення документу не віднесено до формальної помилки. Хоча тендерна пропозиція підписується електронним підписом, який має позначку часу, що можливо може бути прирівняно до дати створення листа.
АМКУ Особливості ПДВ адміністративна відповідальність аналогічний договір банківська гарантія висновок моніторингу воєнний стан відхилення дискримінаційні вимоги договір про закупівлю договір підряду електрична енергія зміна умов договору зміна ціни зміни до Особливостей зміни до договору кваліфікаційний критерій кваліфікація працівників локалізація моніторинг настанова з визначення вартості будівництва невідповідність оборонні закупівлі оскарження висновку моніторингу оскарження умов очікувана вартість поточний ремонт практика АМКУ предмет закупівлі природний газ проект договору роботи роз'яснення Мінекономіки сертифікат відповідності скарга на умови стаття 17 судова практика тендерна документація технічна специфікація транспортний засіб усунення невідповідностей формальні помилки харчування істотна умова
