Кульмінацією закупівлі товару можна вважати отримання замовником такого предмету закупівлі, який повністю відповідатиме вимогам, зазначеним в договорі. Як правило, товар приймається на склад замовника. Це означає, що замовник і постачальник повинні домовитися про конкретну дату і у визначений час зустрітися в певному місці для передачі – приймання товару. Звісно, сторони завчасно домовляються коли і як буде передаватися товар. Досить зручний спосіб домовитися про поставку – відправити заявку на електронну пошту постачальника. Але такий спосіб гарантовано спрацює, якщо наш постачальник добросовісний досвідчений контрагент, а якщо ні? Якщо ж за результатами торгів нам попався недобросовісний постачальник, то лише умови договору допоможуть отримати хоч якусь сатисфакцію за порушення договору.
Дієвим способом покарати недобросовісного постачальника є стягнення з нього штрафних санкцій за невиконання умов договору. Скоріш за все, штрафні санкції будуть стягуватися через суд, а тому важливим елементом успіху в суді стануть відповідні положення договору про закупівлю. Оскільки підготовкою проекту договору про закупівлю займається в першу чергу замовник, то використання замовником судової практики може додати шанси на успіх. А тому скористаємось судовим рішенням Верховного суду від 15 липня 2022 року по cправі № 914/1003/21 та визначимось з положеннями договору, які будуть врегульовувати порядок подання замовником заявки на поставку товару.
Направляємо заявку на поставку товару електронною поштою
Як слідує з тексту судового рішення по cправі № 914/1003/21, поставка товару повинна здійснюватися протягом строку дії договору окремими партіями на підставі заявки покупця. Постачальник протягом десяти робочих днів з дня отримання заявки покупця на поставку товару поставляє покупцю товар відповідно до заявки. Поставка товару здійснюється окремими партіями відповідно до письмових заявок покупця із зазначенням необхідних найменувань та кількості товару в межах специфікації договору. Письмова заявка складається у двох екземплярах, один з яких направляється покупцем на електронну адресу постачальника 123@ukr.net, з подальшим направленням цінним листом з описом вкладення та повідомленням на поштову адресу постачальника, або надається особисто уповноваженій особі постачальника, а інший екземпляр заявки залишається у покупця.
Договором також визначено, що постачальник зобов`язаний підтвердити отримання письмової заявки від покупця. Підтвердженням отримання письмової заявки постачальником від покупця може бути оригінальний підпис уповноваженої особи постачальника на заявці, обмін листами між сторонами договору, поштове повідомлення з підписом уповноваженої особи постачальника. У випадку повернення цінного листа з описом вкладення та повідомленням об`єктом поштового зв`язку у разі письмової відмови постачальника від одержання чи закінчення встановленого строку зберігання такого листа, лист вважається відправленим покупцем належним чином, а неотримання постачальником такого листа буде вважатися його відмовою від виконання умов договору та постачальник нестиме відповідальність у порядку, передбаченому договору.
Постачальник зобов`язаний здійснити поставку товару протягом строку, вказаного в договорі, з дати отримання письмової заявки від покупця. За відмову від поставки товару частково або повністю, постачальник зобов`язаний сплатити покупцю штраф у розмірі 25% від ціни договору.
Як бачимо з умов договору, на постачальника покладено суттєву відповідальність за зрив поставки. В той же час, у постачальника обов’язок здійснити поставку починається з дати отримання письмової заявки від покупця, а тому факт отримання чи не отримання заявки перетворюється на основний доказ наявності чи відсутності вини постачальника.
Чи завжди направлена заявка отримується постачальником?
Замовник стверджує, що він направив заявки на поставку товару на електронну адресу постачальника 123@ukr.net та цінним листом з описом вкладення та повідомленням на поштову адресу постачальника.
Хоча відправка заявки на електрону пошту справа проста, зате факт отримання заявки постачальником залишається під питанням. Замовник в якості доказу відправки заявки надає суду скріншот з кабінету електронного поштового сервісу.
Щодо заявок, які були відправлені засобами поштового зв`язку, то вони повернулися на адресу позивача з поштовою відміткою «за закінченням терміну зберігання».
Варто відмітити, що перша судова інстанція відмовила замовнику в стягненні штрафу з постачальника у зв’язку з тим, що матеріали справи не містять доказів про належне відправлення замовником заявок. Натомість апеляційний суд задовольнив позов та вказав, що позиція постачальника зводиться до заперечення самого факту належного надіслання та отримання заявок на замовлення товару. Проте такі заперечення постачальника щодо неналежного його повідомлення судом оцінюються критично, а саму поведінку відповідача суд розцінює як недобросовісну. Іншими словами постачальник не вчинив жодних дій для здійснення поставки товару, тобто не звертався до замовника, не привозив товар на склад замовника.
Доводи сторін та докази, надані суду
Щодо заявки, направленої замовником на електронну пошту, то постачальник стверджує, що апеляційна інстанція неправильно застосувала норми матеріального права, а саме статтю 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», якою регламентовано головні реквізити подання електронного документа, зокрема електронний підпис, відсутність якого виключає можливість вважати електронний документ оригінальним. Тобто постачальник вважає, що сканований документ, направлений на електронну пошту є електронним документом, а тому повинен бути підписаний електронним підписом.
Щодо заявки, направленої замовником на поштову адресу постачальника засобами поштового зв’язку, то постачальник вважає, що надані замовником заявки не можуть бути прийняті як такі, що надсилались на адресу постачальника, оскільки з поданих замовником доказів про надсилання таких заявок на адресу постачальника вбачається, що останні не відповідають вимогам пункту 61 та пункту 73 Правил надання послуг поштового зв`язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 № 270, а саме не містять номера поштового відправлення та відбитку календарного штемпеля, тому не можуть вважатися належними доказами, що підтверджують обставини, на які посилається замовник.
Позиція Верховного Суду у складі суддів об`єднаної палати Касаційного господарського суду
Працюючи в електронній системі закупівель, замовники як ніхто розуміють відмінність між сканованим документом та електронним документом. Здається судова влада також визначилась, який документ називати сканованою копією, а який електронним документом.
Верховний суд зазначає, що умовами договору передбачено складення письмової заявки у двох примірниках. Перший примірник письмової заявки має спочатку направлятися покупцем на електронну пошту постачальника. Таке направлення відбувається надсиланням на електронну пошту електронного листа з прикріпленням до нього відсканованої (шляхом перенесення тексту та зображення з аркуша паперу в цифровий вид з подальшим збереженням на комп`ютер) чи сфотографованої (шляхом отримання електронного зображення документа за допомогою фотокамери) письмової заявки. Надалі саме цей письмовий документ (перший примірник письмової заявки) направляється на поштову адресу постачальника або надається особисто уповноваженій особі постачальника. Другий примірник письмової заявки залишається у покупця.
Суд апеляційної інстанції встановив, що позивачем на виконання умов договору скан-копії письмових заявок були надіслані на електронну пошту відповідача 123@ukr.net, що підтверджується скріншотами електронного листування. На підтвердження направлення вказаних скан-копій письмових заявок позивач надав роздруківки з електронної пошти. Такі роздруківки електронних листів та додатків до них є паперовою копією електронного доказу. Звідси вони мають бути засвідчені як паперові копії в порядку, встановленому чинним законодавством, та не підлягають засвідченню електронним підписом. При цьому письмова заявка, направлена покупцем постачальником, не є електронним документом у розумінні статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», адже не має його ознак. Звідси, оскільки заявки від на поставку товару не є електронними документами, тому питання про застосування електронного підпису при їх оформленні та направленні не постає.
Суд апеляційної інстанції встановив, що замовником були належним чином відповідно до умов договору надіслані заявки на поставку товару на поштову адресу постачальника, що зазначена у договорі, і ці поштові відправлення повернулися з відміткою «за закінченням терміну зберігання». У випадку повернення цінного листа з описом вкладення та повідомленням об`єктом поштового зв`язку у разі письмової відмови постачальника від одержання чи закінчення встановленого строку зберігання такого листа, лист вважається відправленим покупцем належним чином, а неотримання постачальником такого листа буде вважатися його відмовою від виконання умов договору.
Важливі моменти направлення та підтвердження отримання заявки на поставку товару
Виходячи з тесту судового рішення можна прийти до наступних висновків:
– договір мав наступне зайве положення: постачальник зобов`язаний підтвердити отримання письмової заявки від покупця. Підтвердженням отримання письмової заявки постачальником від покупця може бути оригінальний підпис уповноваженої особи постачальника на заявці, обмін листами між сторонами договору, поштове повідомлення з підписом уповноваженої особи постачальника. Саме це положення лягло в основу рішення суду першої інстанції, яким в позові замовника було відмовлено. Суд в своєму рішенні зазначив таке: «матеріали справи не містять доказів про належне відправлення позивачем заявок постачальнику відповідно до умов договору, в тому числі надання постачальником відповіді (підтвердження) про отримання ним відповідних заявок. Отже, неотримання постачальником вказаних заявок не може вважатись його відмовою від виконання умов договору.
Таким чином, зазначене положення договору ставить замовника в невигідне положення, оскільки вимагає певних дій від постачальника на підтвердження отримання ним заявки. Але якщо постачальник виявиться недобросовісним, то дістати від нього підтвердження отримання заявки буде неможливо;
– відправка заявки на електронну адресу постачальника є нормальною діловою практикою. Про всяк випадок (хоча виходячи з рішення суду це не є обов’язковим) така заявка може бути підписана електронним підписом. Доказом відправки заявки електронною поштою буде слугувати скріншот екрана чи роздруківка з електронної пошти;
– хоча відправка заявки електронною поштою стає звичайною діловою практикою, не зайвим буде дублювання заявки засобами поштового зв’язку. Підтверджене небажання постачальника отримувати поштове відправлення стане додатковим доказом вини постачальника.
Замовнику в даному випадку вдалося отримати судове рішення на стягнення з постачальника штрафу в розмірі 25% від загальної ціни договору. В грошовому виразі штраф склав значну суму в розмірі 867 тис. грн. Отже, саме завдяки вдало прописаним умовам договору замовник отримав можливість сатисфакції від недобросовісного постачальника. В той же час не забуваємо, що хоча зазначення в договорі відповідальності є корисною практикою, але це в свою чергу вимагає від замовника здійснення претензійно-позовної діяльності із стягнення штрафів.
АМКУ Особливості ПДВ адміністративна відповідальність аналогічний договір банківська гарантія висновок моніторингу воєнний стан відхилення дискримінаційні вимоги договір про закупівлю договір підряду електрична енергія зміна умов договору зміна ціни зміни до Особливостей зміни до договору кваліфікаційний критерій кваліфікація працівників локалізація моніторинг настанова з визначення вартості будівництва невідповідність оборонні закупівлі оскарження висновку моніторингу оскарження умов очікувана вартість поточний ремонт практика АМКУ предмет закупівлі природний газ проект договору роботи роз'яснення Мінекономіки сертифікат відповідності скарга на умови стаття 17 судова практика тендерна документація технічна специфікація транспортний засіб усунення невідповідностей формальні помилки харчування істотна умова
